Detalii raport

RAPORT DE ACTIVITATE pe anul 2008 Biroul Audit Public Intern

1. Activitatea de Audit Public Intern la nivelul Consiliului Judetean Caraş Severin s-a desfãsurat în conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 1702/2005 privind Normele de organizarea şi exercitarea activităţii de consiliere desfăşurate de auditorii interni din institutiile publice şi a Normelor proprii de organizare şi funcţionare a auditului public intern aprobate prin Dispoziţia nr. 262/28.05.2003 a preşedintelui Consiliului Judeţean Caraş Severin.
Potrivit Normelor Metodologice Interne, auditul public intern reprezintă o activitate funcţional independentă şi obiectivă, care dă asigurări şi consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor şi cheltuielilor publice, perfecţionând activităţile entităţii publice.
Auditul public intern la nivelul C.J. Caraş Severin este organizat la nivel de birou, subordonat direct preşedintelui Consiliului Judeţean, potrivit organigramei şi statului de funcţii aprobat prin hotărâre de consiliu judetean, activitatea de audit public intern fiind desfãsuratã de cãtre 4 salariaţi-funcţionari publici (2 superiori si 2 principali).
Bugetul derulat de Consiliul Judeţean Caraş Severin si institutiile subordonate în cursul anului 2008 se cifrează la suma de 186.151,51 mii lei.
Activitatea de audit public intern s-a desfãsurat pe baza planului anual de audit public intern , şi a constat în:
7 misiuni efectuate la institutii publice subordonate Consiliului Judetean Caras Severin (Biblioteca Judeteana Paul Iorgovici, Teatrul GA Petculescu Resita, Centrul Judeţean de Resurse şi Asistenţă Educaţională Caraş Severin, Centrul de Urgenţă Pentru Persoane Fără Adăpost Caransebeş, Centrul Militar Judetean Caras Severin, Grup Scolar Industrial Resita si Fabrica de Produse Lactate Orvaita SA)
Verificãri tematice – situaţia cheltuielilor privind carburanţii, convorbirile telefonice, deplasările şi orele suplimentare la:
Direcţia pentru Monitorizarea Asistenţei Sociale CS, inclusive centrele de plasament din subordine;
DADPP CS;
DEP CS;
DGASPC CS;
Muzeul Banatului Montan;
Muzeul de Etnografie si al Regimentului de Graniţă Caransebeş;
Biblioteca Judeţeană Paul Iorgovici Reşiţa;
Teatrul GA Petculescu Reşiţa;
Centrele pentru Persoane Varstnice din subordinea Consiliului Judetean Caras Severin .

Pregătire profesională permanentă.
- În anul 2009 nu s-a participat la stagii/cursuri de formare şi perfecţionare organizate sub egida UCAAPI sau a altor entităţi abilitate.

2. Obiectivele acţiunii de auditare - au privit:

Efectuarea inventarierilor periodice, regularizarea si valorificarea diferentelor constatate, la termenele si în conditiile dispozitiilor legale.
Organizarea si exercitarea, potrivit dispozitiilor legale, a controlului financiar preventive
Aplicarea mäsurilor pentru organizarea si functionarea controlului intern.
Legalitatea si realitatea, precum si necesitatea celorlalte plati si cheltuieli efectuate în numerar si prin virament, în lei sau în valuta, din bugetul propriu, fonduri comunitare, donatii, sponzorizari, inclusiv fondurile cu destinatie specialä
Alegerea si aplicarea procedurilor de achiziţie publica
- Daca cererile de achiziţii corespund cu necesităţile reale, justificate, bugetare si programate
Cheltuielile efectuate corespund unui serviciu prestat;
Inregistrarea achiziţiilor in contabilitate
Respectarea prevederilor legale care reglementeazä salarizarea functionarilor publici si a personalului contractual din institutiile publice, precum si celelalte drepturi cuvenite acestora; exactitatea si realitatea drepturilor plätite, precum si a retinerilor.
Utilizarea mijloacelor materiale în procesul activitätii institutiilor (consumuri, deseuri, degradari, deprecieri, perisabilitati, casäri, declasari, scoateri din uz, recuperari, transferuri si altele asemenea).
Respectarea normelor legale de întocmire si circulatie a documentelor primare, de conducere a evidentei tehnico-operative si contabile, precum si realitatea datelor înscrise în acestea
Respectarea dispozitiilor legale cu privire la angajarea, drepturile, obligatiile si räspunderile gestionarilor

Scopul acţiunii de auditare – a constat în:
- evaluarea respectãrii de către management a prevederilor legale în materia obiectului de activitate al entităţii publice auditate;
- evaluarea eficienţei şi eficacităţii controalelor interne asupra operaţiunilor privind angajamentele bugetare.
- de a da asigurãri cã plăţile asumate prin angajamente bugetare şi legale sunt oportune, economicoase si legale.
- de a da asigurări cã achiziţiile publice sunt corect efectuate si contabilizate;
- de a da asigurări ca exista controale instituite pentru fiecare activitate/operaţiune si ca acestea funcţionează;

Tipul de auditare - s-a efectuat un audit regularitate si de sistem.
Metode si tehnici utilizate - au fost utilizate următoarele tehnici si metode :
a) verificarea in vederea asigurări validării, confirmării si acurateţei înregistrărilor în contabilitate.
Ca tehnici de verificare au fost utilizate:
- comparaţia pentru sumele aprobate la plata si sumele plătite;
- examinarea pentru detectarea erorilor in completarea documentelor de plata;
- garantarea pentru verificarea realităţii tranzacţiilor înregistrate în contabilitate cu documentele justificative;
- urmărirea pentru a se vedea daca toate tranzacţiile efectuate au fost efectuate;
b) interviul pentru lămurirea de aspecte legate de organizarea si desfăşurarea activităţilor
c) eşantionare pentru analiza întocmirii documentelor şi efectuarea plăţilor;
d) observarea fizica in vederea formarii unei păreri proprii privind modul de întocmire şi emitere a documentelor ;
Ca instrumente de audit s-au utilizat chestionarele lista de verificare pentru a stabili condiţiile pe care trebuie sa le îndeplinească fiecare obiectiv auditabil.
A fost efectuat un audit de regularitate, iar acolo unde sau constatat eventuale disfuncţionalităţi au fost întocmite F. I. A. P. -uri (“Fişe de Identificare şi Analiză a Problemelor”).

3. Activitatea Compartimentului Audit Public Intern în anul 2006 sa desfăşurat pe baza prevederilor Legii nr.672/2002, Ordinului M.F.P. nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor Generale privind exercitarea activităţii de audit public intern, a Normelor proprii de organizare şi funcţionare a auditului public intern aprobate prin Dispoziţia nr. 262/28.05.2003 a preşedintelui Consiliului Judeţean Caraş Severin şi a Planului anual de audit public intern aprobat pentru anul 2009
Planul de audit public intern pentru anul 2009 a avut următoarea structură:
Activitatea sau acţiunea supusă auditării;
Scopul acţiunii de auditare;
Obiectivele actului de auditare;
Unitatea/ structura organizatorică la care se va efectua auditarea;
Durata acţiunii de auditare;
Perioada supusă auditării;
Numărul de auditori antrenaţi în acţiunea de auditare.
Ţinând cont de legislaţia în vigoare privind domeniul auditului, în anul 2009 a fost efectuat un audit de regularitate la entităţile publice auditate.

În continuare redăm punctual principalele aspecte negative semnalate în timpul misiunilor de audit:

Nu s-a actualizat programul anual de achizitii publice, ca urmare a rectificarilor bugetare de către o parte din entitatile auditate;

Registrul privind operatiunile prezentate la viza de CFP nu este întocmit corespunzator.

În cazul ordonanţărilor de plată nu se respectă în totalitate procedura de completare şi întocmire a imprimatului tipizat, în sensul că în coloana 1 „disponi-bil inaintea efectuării plăţii” nu sunt înscrise sumele corespunzătoare angaja-mentelor bugetare, respectiv a sumelor rezervate în vederea efectuării unor cheltuieli bugetare, în limita creditelor bugetare aprobate, iar în unele cazuri aceste sume sunt în roşu. De asemenea se constata ca sumele inscrise în coloana 1 din imprimatul de ordonanţare nu reflectă în toate cazurile sumele angajate şi disponibile la plată din angajamentele bugetare înregistrate.

La Centrul Judetean de Resurse si de Asistenta Educationala Resita nu este organizatã activitatea de arhivare, nu existã un spatiu alocat acestui scop, documentele vechi aflându-se la diferite compartimente.

În cazurile cumpărării directe a produselor şi serviciilor ce nu au făcut obiectul unui contract (achiziţii curente) s-au reţinut următoarele:
Nerespectarea etapelor procedurale privitoare la prospectarea pieţei de către un salariat desemnat si obţinerea documentelor prin care să se certifice preţul cel mai avantajos în vederea realizării achiziţiei directe în condiţii de eficienţa şi economicitate.
Cumpărarea directă se efectuează exclusiv pe baza referatelor de necesitate aprobate de persoanele autorizate, urmată de fazele ce preced ordonanţarea la plată a cheltuielilor, de cele mai multe ori nefiind întocmit nici angajamentul legal, respectiv comanda, care ţine locul contractului în cazul aplicării acestei proceduri;

La entitatile la care s-au efectuat misiunii de audit public intern, contractele de achizitii publice nu au fost supuse în totalitate vizei de control financiar preventiv;

Referitor la modul de urmãrire a consumurilor de carburanti pentru parcul auto si a modului de completare a FAZ-urilor se constatã, in cazul majoritatii entitatilor auditate, urmãtoarele deficiente:
Nu se semneaza foaia de parcurs de persoana desemnata sa calculeze km. echivalenti în functie de categoria de drum si sa determine consumul de carburant;
Nu se inscriu schimburile de lubrefianti in FAZ;
Nu se inscriu schimburile de anvelope in F.A.Z;
Nu se consemneaza in FAZ numãrul de km la inceput de luna si cel de la sfarsitul lunii, cumulat de la darea in folosinta a mijlocului de transport.

S-au acordat in unele cazuri, burse de boală atât în anul şcolar 2007/2008 cât şi în anul şcolar 2008/2009 fără a se efectua ancheta socială stabilită de de H.G.R. nr 558/03.09.1998 pentru modificarea anexelor nr. 1 şi 2 la <LLNK 11997 445 20 301 0 33>Hotărârea Guvernului nr. 445/1997 privind stabilirea criteriilor generale de acordare a burselor şi a altor forme de sprijin material pentru elevii, studenţii şi cursanţii din învăţământul de stat, cursuri de zi.
Nu există avizul medicului abilitat să avize acordarea burselor de boală, acordarea acestui tip de bursă efectuîndu-se doar pe baza unui document eliberat de un medic specialist.

Nu s-a solicitat stabilirea cuantumurilor burselor scolare acordate din bugetul Consiliului Judeţean Caraş Severin, plata acestor drepturi efectuându-se la nivelul plafoanelor stabilite la nivelul Primăriei.

Nu a fost implementat sistemul de control managerial la instutiile auditate.

Din verificarea modului de organizare a contabilităţii de gestiune la Centru de Urgenta pentru Persoane fara Adapost se constată că aceasta este organizată defectuos şi nu corespunde specificului activităţii societăţi:
Nu se efectuează punctaje lunare între evidenţa contabilă şi cea tehnic operativă, pe locuri de gestionare.
Nu se utilizează aceeaşi unitate de măsură la încărcarea şi descărcarea din gestiune, ceea ce conduce la generarea de neconcordanţe între stocurile fizice şi cele scriptice şi aparitia de diferenţe ale costurilor între evidenţa tehnic operativă şi cea contabilă.
Nu se urmăreşte înregistrarea cheltuielilor pe destinaţii, respectiv pe activităţi şi faze de execuţie.
Nu se efectuează o calculaţie şi o cunoaştere a costurilor pe locurile generatoare de costuri, pe feluri de costuri şi faze tehnologice.

* Nu s-au s-au efectuat la toate institutiile instruirile de protectia muncii la angajare si pe parcursul activitatii, nu s-au întocmit carnete de protectia muncii.

Ca urmare a celor 7misiuni de audit nu s-au depistat încălcări grave ale legislaţiei în vigoare.

4.Nu este cazul.
5. Nu este cazul.

6. Gradul de ocupare a fost de 100%, conform programului anual si a sarcinilor dispuse de conducerea institutiei, necesarul de timp pe baza cãruia s-a stabilit planul anual fiind fundamentat pe total zile lucrãtoare /om din care au fost eliminate zilele de concediu odihnã, cursuri perfectionare si lucrãri birou.
Din punct de vedere al dotãrii tehnice compartimentul de audit este prevãzut cu 3 (trei) calculatore de birou si un laptop, la care se redacteazã materialele, se consultã legislatia specificã, fiind conectat la reteaua localã cu acces la Legis.
Referitor la programul de asigurare si imbunatatire a calitãtii auditului si perfectionarea pregatirii profesionale continue a auditorilor, pe parcursul anului 2009 nu s-a participat la programe de perfectionare, aşa cum se prevede prin Legea 672/2002 privind auditul public intern.
In ceea ce priveste cadrul procedural considerãm cã metodologia este foarte încãrcatã, derularea procedurilor de pregatire si demarare a misiunii ocupând un volum mare de timp, în detrimentul activitãtii efective de audit.
Pentru imbunătăţirea activităţii de audit intern propunem următoarele:
Asigurarea unui mai mare acces la informatii noi ce apar în domeniul auditului, prin reviste de specialitate si Monitorul Oficial.
Organizarea centralizată a acţiunilor de perfecţionare profesională pe teme şi forme concrete.
Organizare de instruiri periodice cel putin o dată la 3 luni cu personalul de conducere şi financiar contabil de la instituţiile subordonate.

SEF BIROU
Măriuţa Simionescu